En af de primære årsager til manglende indtjening i virksomheder skyldes ofte en ineffektiv arbejdsgang, eller at man ikke i tilstrækkelig grad benytter en fastlagt arbejdsstruktur. Det er Emil Rauns erfaring, at man ved ikke at have fastlagte arbejdsstrukturer, hurtigt kan ende i problemer, hvor den enkelte medarbejder ikke har overblik over en opgave, og hvordan man kommer i mål med den. Måske kender du selv til tilfælde, hvor du får en ny opgave overdraget, som en anden tidligere har løst? Allerede ved overdragelsen ved du, at du skal bruge lang tid på at sætte dig ind i emnet og garanteret kommer til at inddrage/forstyrre kolleger for at kunne løse den.

Ved at have en fastlagt arbejdsgang kan man komme nogle af problemerne med uddelegering af arbejdsopgaver og løse arbejdsrutiner til livs, og hvis man har nedskrevet en fast fremgangsmåde til løsning af opgaven, vil det også være hurtigere for nytilkomne at blive sat ind i nye arbejdsopgaver. Grundig oplæring af medarbejdere bliver derfor hurtigt en hjørnesten i opnåelse af effektivitet i virksomheden, så man sammen finder de mest effektive måder at løse opgaver på, og man på tværs af organisationen gør det på samme måde hver gang. Jo større en organisation, man arbejder i, desto vigtigere bliver det med fælles retningslinjer for, hvordan opgaver skal udføres.

I andre tilfælde kan det være en så specialiseret opgave, at ingen i afdelingen tidligere har erfaring med at løse den. Ofte er der tale om opgaver, som ikke er en del af den daglige proces, men som opstår fra tid til anden som diverse ad hoc opgaver. Hvis ansvar er det at løse disse opgaver? Hvor lang tid må der bruges på dem? Og hvem sikrer, at de er blevet løst ordentligt? Dette er tre yderst væsentlige spørgsmål, og alt afhængigt af hvad svaret er, kan det være omkostningsfuldt for virksomheden.

Specialiserede arbejdsopgaver af eksempelvis juridisk eller teknisk karakter, kan derimod vise sig at blive så tidskrævende, at det ikke er økonomisk rentabelt at lade en medarbejder løse opgaven internt. I disse situationer er det vigtigt at have klare retningslinjer for, hvornår man skal søge hjælp hos eksterne konsulenter uden nødvendigvis at skulle igennem en mellemleder, der skal tage kontakt til en leder for at godkende. Det er derfor mindst lige så vigtigt at have retningslinjer for hvilke arbejdsopgaver, der skal løses og hvordan, som det er at have retningslinjer for, hvordan man håndterer akut opstående situationer.

En af de største udfordringer ved optimering af arbejdsgange, kan være hvis man møder modstand fra individer i organisationen, som holder på, at man bør gøre, som man altid har gjort. En ”sådan plejer vi at gøre”-tankegang kan være virkelig svær at fjerne fra medlemmer i organisationen. Emil Rauns erfaring siger, at de bedste resultater opnås, hvis ledelsen kan inkludere medarbejderne i processen, så de ikke føler, at beslutninger bliver trukket ned over hovedet på dem. Det er derfor ofte ledernes opgave at inspirere og motivere, så de ansatte selv får lyst til at skabe forandringer i arbejdsgangen til øget effektivitet. Ved at inkludere medarbejdere i processen opnår man således både en mere glidende overgang, et bedre arbejdsklima, og faktisk også ofte de bedste løsninger, da det er medarbejderne som til daglig konfronteres med problemerne i arbejdsgangen.

Arbejdsgangsproblemer og forandringsledelse er begge områder, som Emil Raun har studeret på universitetet og beskæftiget sig med i sin lange karriere inden for offentlig forvaltning. Når organisationer vokser sig tilstrækkeligt store, kan der hurtigt opstå problemer i kommunikationen og arbejdsgangen mellem forskellige afdelinger, hvis man ikke har faste procedurer. Omvendt kan gamle, indgroede procedurer – fra før organisationen voksede sig stor – også skabe problemer. Det kan derfor også være nødvendigt med nye øjne udefra, der kan hjælpe til strømlining af arbejdsgangen både internt og på tværs af afdelinger, og lige præcis på dette område kan eksterne konsulenter som Emil Raun gøre en verden til forskel.